接电话的基本礼仪

时间:2019-11-13 热度:
接电话,顾名思义就是有人给你打电话。当电话铃响起,你拿起话筒与对方谈话时,首先要以礼貌用语开头,明确所找的人之后,方可继续回答,如遇要找的人不在,可婉转回答对方或告诉对方晚会儿再打来,如果对方有重要事要求转告或被要求记录下来,应认真予以记录,并将其中的重点内容复述核对,以便自己有疏漏掉的地方。
一、及时接听
当电话铃声一响起,就应立即放下手头的事去接听,如果接听不及时,就会反映出一个人散漫的态度。而且应该亲自接听电话,不要轻易让他人代劳,尤其是不要让小孩子代接。
在接电话时,我们提倡“铃响不过三”:接听电话在铃响三声之内接最适当。不要铃响许久,才姗姗来迟,也不要铃响一次,就拿起听筒,这样会让打电话的人大吃一惊。如有特殊原因,致使铃响许久后才接,要在和对方通话前向对方说明情况,表示歉意。
正常情况下,不允许不接听来电,特别是“应约而来”的电话。就像敲门一样,如果刚敲第一下,你就开了门,就会让对方吓一跳,而且还会认为你清闲得聚精会神地等着别人来敲门。如果门被敲了很多次还没有应答,又会被认为没有人在,或者是不想理。
二、确认对方
一般情况下,对方打来电话后都会主动介绍自己。如果对方打来电话,没有主动介绍自己或者自己没有听清楚,你就应该主动问:“请问您是哪位?我能为您做什么?您找哪位?”但是,人们习惯性的做法是,拿起电话听筒后便会向对方盘问:“喂!哪位?”这让对方会感到陌生而且感情疏远,缺少人情味。
三、分清主次
1.接听电话时一定要专心。与其他人交谈时,边听电话边看文件或电视都是很不礼貌的行为,吃东西更是失礼。
2.如果在会晤贵宾或参加会议期间接到电话,可向其歉意地说明不能立即通话的原因,并承诺稍后再与其联系。
3.接听电话时如果有别的电话打进来,千万不要不理不睬,因为很可能对方是有急事。可请求正在通话的一方稍等片刻,并对其讲明原因,然后立即去接另一个电话,问清情况后先请对方稍候,或晚会儿再打进来,之后再继续和前者通话。
4.不能因为图清净随便拔下电话线。;