打电话的基本礼仪

时间:2019-11-13 热度:
一、要选择对方方便的时间
1.不论与他人有多熟,也最好不要在别人休息时打电话,比如用餐时间,午休时间,尤其是晚上的睡觉时间,有些人习惯早睡,所以不要太晚给别人打电话,早上七点之前也不宜打扰。
2.如果是公事,也尽量不要占用他人的时间,尤其是节假日时间。
3.如果不是公事,也力求避免在对方的通话高峰和业务繁忙的时间内打电话。
4.为避免影响他人的休息,在打电话前应力求搞清各地区时差以及各国工作时间的差异,尽力不要在休息日打电话谈生意。即使客户已将家中的电话号码告诉你,也尽量不要把电话打到客户家里。
二、要长话短说
打电话时要力求遵守“三分钟原则”。所谓“三分钟原则”是指:打电话时,拨打者应自觉地、有意识地将每次通话时间控制在三分钟以内,尽量不要超过这个限定。此外,在通话时,其基本要求应为:以短为佳,宁短勿长,不是十分重要、紧急、烦琐的事务一般不宜通话时间过长。
三、规范内容
1.充分做好通话前的准备。在给别人打电话之前,最好把对方的姓名、电话号码、通话要点等内容列成一张清单。这样做可以避免通话者在谈话时出现现说现想、缺少条理、有漏说要点的情况。
2.说话时一定要简明扼要。电话接通后,在问候对方之后,还要记得自报姓名。如果请人转接电话时,一定要向对方致谢。电话中讲话一定要务实,不能吞吞吐吐、含糊不清。寒暄后,就应直奔主题。
3.说话要适可而止。打电时,如果要说的话已经说完,就应该果断地终止通话,不要在讲完话后,仍然反复铺陈、絮叨。否则,会让对方觉得你做事拖拉,缺少素养。
四、避免做电话机器
通常情况下,打电话的目的是为了增强彼此的交流和沟通,以拉近彼此的距离,而电话本身是没有任何感情色彩的。所以,在打电话时,一定要给电话赋予感情色彩,达到使对方“闻其声如见其人”的效果。要达到这样的效果,就应做到以下几点。
1.力求避免感情机械化。有些人会错误地认为电话只是传达声音的工具,只要把声音传给对方就可以了。所以,打电话时,只是在发出声音,并不在意自己说话的音调。
对方不可能从电话中看见我们具体在做什么,因此,许多人在打电话时表情往往是机械且没活力的,从而使对方从电话中听到的声音往往是平淡的、呆板的、甚至是不愉快的。
这就要求打电话者,在电话接通时,就要用你自己的声调表达出微笑和友谊。即使对方不能从电话中看见你的表情,你说话的声调也要负起说话时的全部责任。打电话时,你的声音要时刻充满笑意,比平时自己高兴时还要有更多的笑意。
2.注意语调与语速。因为声音通过电话后音调会有一点改变,所以在电话里语速要适中,音量也要适中。此外,嘴要正对着话筒,逐个字地说,咬字一定要清楚。特别是说话者在说到数目、时间、日期、地点等数字内容时,一定要和对方确认好。