电话接听小技巧

时间:2019-11-12 热度:
电话在商业活动中的应用越来越广泛,所以,公司的相关人员有必要掌握一些电话的接听技巧,而且在接听的过程中需要保持亲切和气的态度,并且对来电的目的、来电者的身份能够加以确认。
需要注意左手持听筒、右手拿笔
在大多数人的习惯中,一般都会用右手拿起电话听筒。但是,在与客户进行电话沟通的过程中,必要的时候还需要做一些文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面,这样,在打电话的时候很容易会因为夹不住而掉下来发出一些刺耳的声音,让客户感到不适。
为了把这种不良现象消除掉,就应该用左手拿听筒,右手写字或操纵电脑,只有这样才可以轻松自如得达到与客户沟通的目的。;
确定来电者的身份姓氏
沟通的命脉是电话,很多规模较大的公司的电话都是通过前台转接到内线的,如果接听者没有问清楚来电者的身份,而在他们的转接过程中遇到问询时就难以回答清楚对方所提出的问题,这样便浪费了宝贵的工作时间。在确定来电者身份的过程中,首先就要注意给予对方亲切随和的问候,从而避免对方的不耐烦。
听清楚来电目的
搞清楚来电者的目的,有利于对该电话采取合适的处理方式。在接听电话的时候应该弄清楚以下一些问题:首先要注意本次来电的目的是什么?是否能够代为转告?是否一定需要让被点名者亲自去接听?另外还要注意是一般性的电话营销还是电话来往?等等这些问题都需要去注意,所以,公司的每个员工都需要积极承担责任,不要因为不是自己的电话就心不在焉。
注意声音和表情
在沟通过程中,表现出来的礼貌最能体现出一个人的基本素养,这时需要注意使用礼貌用语,把那些礼貌用语随时挂在嘴边,这样也就会让客户感到轻松和舒适。所以,在接听电话的时候需要注意声音和表情。声音要好听,并且还要能够待人亲切,这样也就会让客户产生亲自来公司拜访的冲动。在接听电话的过程中,不要暴露出自己的不良的情绪,公司的金字招牌更不要因为自己的声音而践踏。
需要保持正确的姿势
在接听电话的过程当中,应该让自己保持正确的姿势。而在一般的情况下,当一个人的身体稍微下沉,在丹田受到压迫时容易导致丹田的声音没办法发出;而大部分人在讲话的时候,他们所使用的都是胸腔,这样也就容易口干舌燥,如果运用丹田的声音,既可以使声音具有磁性,而且也不会使自己的喉咙受到伤害。所以需要保持端坐的姿势,特别是不要趴在桌面的边缘,这样让别人听起来也非常的自然、流畅和动听。此外,保持笑脸,客户会感受到你的好心情。
复诵来电要点
在电话接听完毕以前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止记录错误或者偏差而带来的误会,使整个工作的效率更高。比如,应该对会面的时间、地点、联系电话、区域号码等等一些方面的信息进行核查校对,以便更加准确。
最后道谢
在接到电话以后,说出最后的道谢,这是最基本的礼仪。来者便是客,所以要以客为尊,千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上,客户是公司的衣食父母,公司的成长和盈利的增加都与客户的来往有密切的关系。所以,作为一名公司的员工,在对待客户的时候应该心存感激。
让对方先收线
无论是制造行业,还是一个面向客户的服务行业,在打电话和接电话的过程当中都应该牢牢的记住让客户先收线。如果你先挂上电话,对方一定会先听到电话另一头的“喀嗒”的声音,这会让客户感到很不舒服。因此,在电话即将结束的时候,应该礼貌性地请客户先收线,这时整个电话才算得以圆满的结束。