工作中接电话的注意事项

时间:2019-11-12 热度:
电话已经成为现代人之间进行交流和沟通的便捷工具,而在没有电话的时代,事必躬亲,有时为了一句话,也必须千里迢迢地登门拜访。现在,通过电话就可以立刻与对方进行联系。而在商业领域,通过电话营销,还可以大辐度地提高公司整体的工作效率。
1.重要的第一声
当我们打电话到某单位,如果电话一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会非常愉快,双方对话也能顺利展开,同时对该单位也有了一个较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下一个好印象。因此,一定要记住,接电话时,应有“我代表单位形象”的意识。
2.要有喜悦的心情
接电话时,我们一定要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从你欢快的语调中也能感觉出你有一份好心情,同时还会被你感染,给对方留下极佳的印象。由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
3.清晰明朗的声音
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的;若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。
4.迅速准确地接听
现代工作人员业务繁忙,桌上往往会有两到三部电话,听到电话铃声之后,应准确迅速地拿起听筒,最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒钟,若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,在这个时候,对方就会认为这个公司员工的精神状态不佳,你的单位会给他留下不好的印象。
如果电话离自己比较远,电话响起后,而附近没有其他人,就应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。
在公司里,有一些员工因为担心自己在处理事情的时候,方式不妥而得罪了客户,从而招来老板的责备,这样他们就抱有能不接电话就尽量不接电话的这种情绪。实际上,与客户进行电话沟通的过程,也是对自身能力锻炼的过程。只要养成良好的接听习惯,接电话也就不会被认为是一件困难的事情了。